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5.会議通訳者の依頼/専門分野に精通した通訳者を選ぶ

通訳技術のレベルがもっとも高いレベルとされる国際会議を担当できる通訳者は「会議通訳者」と言われます。通訳者チームの構成、人数は、使われる言語の数や内容等で決まります。日本語/英語など2カ国語相互間の通訳の場合、半日(4時間以内)なら2名、1日(8時間以内)なら3名が目安。内容の難易度や通訳者の担当配分等によって変わります。
多国語の会議では、海外から会議通訳者を招聘して、日本の通訳者とチームを組む場合もあります。通訳者にはそれぞれ、ある程度の専門知識、経験(政治、経済、金融、医学・薬学、文化・芸術、IT・工学等)のバックグランドがあります。会議やイベント内容に沿ったバックグラウンドを持つ通訳者に依頼することが、会議イベントのコミュニケーションの良し悪しに影響してきます。

 
 

6.早め早めに依頼する

会議通訳者は一般通訳者と比べて人数も少なく、わが国での“同時通訳”の利用状況を見ると90%以上が日本語/英語間の通訳。これ以外の言語通訳者になるとさらに確保がむずかしくなります。特に、春や秋の会議イベントシーズンになると、優秀な通訳者は引っ張りだこ。早めに依頼するとか、専門の通訳会社に早くから相談しておくことが大事です。

 
 

7.進行資料はシステムオペレーション担当者に不可欠。通訳者 “ブリーフィング( briefing )”

会議やイベントの概要、プログラム、講演者や発言者の所属・役職・氏名リストなど背景情報は、企画段階から関係者に配布します。プログラムに沿った的確なオペレーションに必要な資料/情報は、システムオペレーション担当者には不可欠です。
“講演論文や資料” さらに、“口頭原稿”( 実際に講演者がスピーチに使う原稿)があります。口頭原稿の有無を講演者に確認し、有る場合は「通訳者用」として入手して届け、他方、講演論文や資料はもちろん早めに届けます。“ブリーフィング”は、「演者や関係者と通訳者の打ち合わせ」。開催以前に機会を設けられると万全です。事情に拠ってはぎりぎり会議イベント当日、通訳者が講演者を訪ねたりもします。

 
 

8.タイムスケジュールを立てる

当日までのスケジュールはもちろん、搬入出・リハーサル・本番時それぞれのタイムスケジュールをたてる。設営や撤去は段取りよく行えるよう、機器や什器等の搬入出の順番を決め、時間配分をして各担当者や業者と調整をしておきます。
一般的に、出席者数が100~200名程度、1ブースに2カ国語仕様の“同時通訳システム”を設置する場合は2~3時間程度、撤去には設営時の約半分の時間がかかる。ただし、他に舞台、ディスプレイなど搬入出物がある場合や、会場設営の順番によって変わるので余裕を見ておくべきです。

 
 

9.機器や什器、備品等を準備しよう。

会場内照明は出席者が資料を見たり、メモが取れる明るさを最低限確保する。必要に応じて、照明担当者を配置したり、専門技術者に依頼。看板を設置する場合は、設置スペースや位置、設置方法などを考慮に入れて発注し、設置前には必ず文字やロゴ等の確認をしておく。会場内に花や緑を置くと出席者の心を和ませる効果があります。

 

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